von Angela Hamatschek

E-Mail Kommunikation - 7 Tipps damit Ihre Botschaft ankommt

Privat schicken sich die meisten Menschen heutzutage lieber SMS oder chatten per Messenger. Doch aus dem Berufsleben ist die E-Mail nicht wegzudenken. 121 Nachrichten sendet und empfängt ein Büroarbeiter im Schnitt jeden Tag, laut Londoner Marktforschungsunternehmen Radicati Group. Und jedes Jahr werden es mehr.

Grund genug die eigene Mail-Korrespondenz so effizient wie möglich zu verfassen.

  1. Das A und O - die sprechende Betreffzeile

Die Relevanz einer Mail und die Lesemotivation wird anhand der Betreffzeile entschieden. Doch oft antworten wir auf Mails hin und her und der Inhalt hat sich komplett vom Betreff gelöst – und hinterlässt im Betreff nur noch „AW: AW: AW: AW: Besprechung von morgen“

Die erste Antwort können Sie noch mit einem automatischen Antwort-Kürzel ("AW" oder "Re") zurückschicken. Dann weiß der Empfänger, dass es sich um die Antwort auf seine Mail handelt. Danach sollten Sie die Betreffzeile löschen und mit neuen Stichworten versehen. Dabei gilt, sich möglichst knapp zu fassen und das wichtigste Stichwort an den Anfang zu stellen. Statt: "Unsere geplante Besprechung von Dienstag wird auf Donnerstag in zwei Wochen verschoben", besser: "Terminänderung: Besprechung jetzt Donnerstag, 26. April".

  1. Gut gegliedert ist schneller gelesen

Die Lesegeschwindigkeit am Bildschirm ist bis zu dreimal höher als bei Texten auf Papier - und viele E-Mails werden unterwegs auf dem Smartphone gelesen. Überlegen Sie deshalb vorher, was Sie sagen wollen, und stellen Sie das dann Punkt für Punkt übersichtlich dar.

Verwenden Sie bei längeren E-Mails ausreichend Absätze. Faustregel: nach zwei bis drei Sätzen. Das Gehirn nutzt Absätze, um das Gelesene zusammenzufassen und es auf seinen Sinngehalt zu reduzieren. So wird das Arbeitsgedächtnis entlastet, das Lesen fällt leichter. Ebenso kann es helfen, wichtige Infos durch Fettung, Unterstreichung oder mit Aufzählungspunkten hervorzuheben. Aber: Wer die Hälfte des Textes fettet, weil er alles für wichtig hält, macht ihn unübersichtlicher.

  1. Kurze Sätze erhöhen die Verständlichkeit

Kurze, überschaubare Sätze und einfache Wörter erleichtern es, E-Mails zu überfliegen und trotzdem die zentralen Informationen herauszuziehen.

  1. Freundlich braucht kein Smiley

Auch in der schriftlichen Kommunikation spielen sogenannte Weichmacher eine wichtige psychologische Rolle: höfliche, wenngleich im Grunde überflüssige Formulierungen ("Herzlichen Dank für Ihre E-Mail" oder Ähnliches) bringen den Leser in eine positive Stimmung.

Verzichten Sie jedoch im geschäftlichen Zusammenhang auf jegliche Art von Emoticons – Ausnahme: der andere hat angefangen.

  1. Verzichten Sie auf Anhänge

Natürlich nur da, wo es geht. Aber für den Leser ist es umständlich und zeitraubend, vor allem am Smartphone, auch noch einen Anhang zu öffnen und zu lesen. Das machen die wenigsten. Versuchen Sie Informationen, die wichtig sind und unbedingt gelesen werden sollen, in den E-Mail-Text zu schreiben.

  1. Mit Signatur – gesetzlich vorgeschrieben

Am Ende der Geschäfts-E-Mail muss eine Signatur stehen. Sie enthält den Namen der Firma, den Ansprechpartner, die Adresse und am besten eine Telefonnummer. Das ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit, um eine schnelle Kommunikation mit dem Absender zu erleichtern. Vielmehr handelt es sich um eine gesetzliche Vorschrift. Je nach Rechtsform der Firma sind noch weitere Angaben notwendig, etwa die Namen der Geschäftsführer und Aufsichtsratsvorsitzenden. Als Geschäftskorrespondenz gilt dabei jeder schriftliche Kontakt mit Lieferanten und Kunden.

Oft beantworten Mitarbeiter Geschäfts-E-Mails heute von ihrem Smartphone. "Gesendet von meinem iPhone" ist aber keine Signatur, die den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Stellen Sie also auch auf diesen Geräten eine korrekte Signatur ein.

  1. P.S.: Ich lass das mal weg

Das Postskriptum bei Briefen wird auf Papier besonders intensiv wahrgenommen. Das haben Blickverlaufsstudien ergeben. Bei E-Mails gilt das Gegenteil: Das "P.S." geht beim Empfänger unter, vermutlich weil er es für einen Teil der Signatur hält. Verzichten Sie deshalb darauf.

Zurück